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書くことは、頭を整理すること

昨日は、販売ランディングページの最終調整をしました。いろいろな人の目で見ると細かい

ところがいろいろ発見されます。それでもなお問題が出てくるのですから、細かく見、細かく

伝え、細かく聞き、細かく確認することの重要性がわかります。プロダクション担当の方には

何度も修正の声を掛けることになりますが、許していただきたいところです。

 

 コロナのステイホーム時にキッチンペーパーで

作ったランタン。友人の友人(在ブラジル)の作だそうです。

 

今日ある、経営会議の資料をまとめてもらっていました。管理職の方には、毎月、紙一枚の

報告書にまとめて自分の主管部署のことを話してもらうことにしました。特に数字目標が

あるところは、書きやすいと思うのですか、数字目標がない部門の責任者は書き方、書く内容など

初めてのことなので、私の意図を伝えました。何度か書き直してもらった方もいます。

私は、やったことを具体的に書いてもらいたい、できれば実名を出してこんな問題が起こっている

といったこと、こんなことで頭を悩ましている、ということを具体的に伝えてほしいと考えて

います。例えば献立原価と実際原価の差が大きかったので、これを直します、とサラーと書いて

あると読む方は分かりません。いくら差があったのか、その差の原因はどう考えるのか、その差を

埋めるためにどうするのか、そして差をいくらにするのか、としっかり書いてもらいたいと

いうことです。やってみるとわかりますが、相当頭が整理されていないと、書くことはできない、

まとめることができないことがわかります。

「レポート・報告書』をまめに書かせないと、まとまった思考のできない者の集団になってしまう」

「打ち合わせ会議では事前準備は欠かせない。実態のはっきりしない力量で議論しないこと」

「机の上に積まれた最善策よりも、実行に移された次善の策」

「物事というものは、具体的にやればやるほど情報がたくさん集まってくる、あまり考えずに

 やってみる」

「失敗を恐れないで突き進む。失敗を速めに確認をして次の手を打つ決断を速くする」

なかなか、厳しい数字が続きます。こんな時こそ、具体的な作戦を考え書き留め、失敗を恐れずに

やってみる、それを確認して次のアクションにつなげる。私が書け書けというのは、自分の頭を

整理しろ、やり始めたことをぶれないでやり通せ、ということでもあります。

 

 銀行の方のメールのネタ本。

 

銀行から来たメールに、仕事を速く終えるコツというのが載っていました。書くこと、考えることの

頭の整理にもつながることなので、参考になります。ちょっとした工夫が、時短につながるというお話。

コツ1、雑談も大事にする。 雑談を大切にする人には情報がたくさん入ってくるのでアイデアや課題

    の発見につながる。雑談を通じて人間関係を良好にしておけば仕事もスムーズに進む。

コツ2、「こなす」仕事に時間をかけない  仕事には業務報告書や議事録など日常のこなす仕事と、

    頭を使う仕事がある。こなす仕事は支障が出ない程度に、頭を使う仕事は全力で取り組む。

コツ3、最初はパソコンではなく鉛筆   パソコンを立ち上げる前に、紙と鉛筆を用意して、考えの

    基本構成を手を動かして考え仕事の設計図をつくろう。設計さえしっかりしていれば、あとの

    作業は短い時間でできる。

コツ4、ネットより人に頼る   その仕事の経験者に話を聞けば、必要な情報を網羅的に得ることが

    できる。ネット情報はどうしても断片的になりがち。

コツ5、お手本を探す   会社には先輩たちが作ってきたノウハウや知識、やり方がストックされて

    いる。これらのストックを使わない手はない。いい提案書やいい報告書を見つけたら、テンプ

    レート化しておけば簡単に対応でき、資料作成の時間を短縮できる。

 

 

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